دور جمعية الملاك في المجمعات العقارية هو دور مهم جداً لخلق بيئة متعايشة ومستدامة. وحيث أن ذلك يسهم في نهاية الامر إلى تعزيز الراحة والامان تقوم جمعية الملاك بتوفير ذلك بالتعاون مع كل ملاك الوحدات ذات الملكية المشتركة (الشقق، الشاليهات و الفلل في المجمعات السكنية المغلقة ، الوحدات التجارية) ولأن الأجزاء المشتركة لها تأثير على العقار نفسه فيرتكز نجاح أي جمعية ملاك على خمس عناصر رئيسية:
الوعي بأهمية الأجزاء المشتركة وبحقوق الملاك حسب ما نص عليه نظام ملكية الوحدات العقارية وفرزها وادارتها .
حضور اجتماعات الجمعيات العامة لحفظ حقك بالتصويت على قرارت الجمعية وضمان مستوى عالي من الشفافية.
انشاء استراتيجية واضحة للصورة التي سيكون عليها المجمع العقاري من قبل جمعية الملاك ومشاركة جميع الملاك بذلك.
تحديد أوجه الصرف حسب الخطط الموضوعه والمعتمدة من قبل الجمعية العامة والالتزام بها ، كما يلتزم الملاك جميعاً بسداد الرسوم التي تم تحديدها من قبلهم في قتها.
ولأهمية تحقيق ذلك من جميع الاطراف فتجدون ادناه بعض المسؤوليات والواجبات المهمة التي يجب اخذها بعين الاعتبار :
للقيام بأفضل الممارسات لرئيس مجلس الإدارة او لمجلس الإدارة ان وجد يرجى الحرص على القيام بالتالي:
تعيين مدير عقار معتمد عبر المعهد العقاري السعودي.
اجتماع دوري بشكل شهري بين الرئيس ومدير العقار أو أعضاء المجلس وتوزيع المهام بين الأعضاء.
وضع قنوات اتصال مع أعضاء الجمعية وأخذ آراء الملاك عن مدى رضاهم والاستماع إلى اقتراحاتهم.
متابعة أعمال مديرالعقار بشكل دوري.
الحرص على تقليل مصاريف الجمعية قدر الإمكان مع المحافظة على مستوى الخدمة وتطويرها.
تفعيل الجانب الاجتماعي في الجمعية من خلال إقامة فعاليات خاصة بالأسرة.
تشجيع رئيس مجلس الإدارة أو أعضاء مجلس الإدارة على أخذ دورات متخصصة في إدارة جمعية الملاك.
يتم تعيين مدير العقار من قبل رئيس مجلس إدارة الجمعية أو أعضاء مجلس إدارة الجمعية إن وجد سواء كان فرد من أعضاء الجمعية أو من خارجه أو شركة إدارة مجمعات وللحصول على أفضل النتائج يرجى عمل التالي:
الحرص على تطوير مهاراته من خلال الالتحاق بدورات متخصصة بإدارة المجمعات العقارية.
رسم خطة تطوير للمجمع لتحسين بيئة التعايش داخل العقار مثل دراسة المساحات المشتركة ومحاولة الاستفادة منها.
تفعيل الجانب الاجتماعي في الجمعية من خلال إقامة فعاليات خاصة.
معرفة النزاعات الشائعة وكيفية إدارتها من خلال آليات التواصل المناسبة.
تسهيل عملية التواصل مع الملاك ومعرفة احتياجاتهم الطارئة والتفاعل معهم يساهم في كسب ثقتهم، علما أنه بالإمكان استخدام صفحة المجتمع للجمعية لغرض الإعلان عن المناسبات أو اخبار الجمعية.
مراجعة الجهات الحكومية والشركات مقدمة الخدمات للأجزاء المشتركة في حال تم الاحتياج لذلك مثل المياة والكهرباء.
للملاك الدور الأكبر والأهم في نجاح الجمعية؛ لأنهم العنصر المحوري في اتخاذ القرار وتسهيل عملية سير الجمعية وتحقيق أفضل النتائج من ملاك الجمعيات يجب على الأعضاء الالتزام بالآتي :
التعاون التام مع إدارة الجمعية وتزويدهم بكافة البيانات المطلوبة من وسائل الاتصال وغيره والتي تساهم في تعزيز العلاقة بين الملاك وشفافية الإجراءات.
الالتزام التام بقرارات مجلس الإدارة التي تم التصويت عليها في الجمعية العامة لآثره البالغ في إنجاح الجمعية. تفعيل الجانب الاجتماعي في الجمعية من خلال إقامة فعاليات خاصة.
التفاعل مع رئيس الجمعية او أعضاء مجلس الإدارة إن وجد من خلال المشاركة في الأنشطة والمقترحات المقدمة لتحفيز البيئة العقارية لتكون أكثر تعايشاً.
القيام بسداد الرسوم التي تم التصويت عليها في فتراتها المحددة لاعتبارها أداة أساسية للمحافظة على سير عمل الجمعية
تحديد الرسوم يعتمد على نوع الجمعية ونوعية الخدمات المقدمة مثل (المصاعد، الأمن، المساحات الخضراء، النظافة وغيرها) وتكون أول خطوة هي دراسة الاحتياجات السنوية للصيانة ووضع خطة من قبل رئيس مجلس الإدارة مع مدير العقار أو أعضاء مجلس ادارة الجمعية إن وجد وذلك على المستوى المتوسط والبعيد. لتطوير بعض الخدمات مثل (تغيير المصاعد او اعادة تأهيلها، ترميم القبو أو المواقف، ترميم المداخل والممرات وغيرها)
يتم دراسة مبلغ الرسوم المقترح حسب نوع الخدمات المقدمة من قبل رئيس مجلس ادارة الجمعية أو مدير العقار.
لرئيس مجلس الإدارة مع مدير العقار او أعضاء مجلس الإدارة إن وجد اقتراح الرسوم وفترات السداد وتحديد آلية احتساب رسوم الجمعية وعرضها في الجمعية العامة للتصويت عليها. علما أنه في الغالب يتم احتساب الرسوم في الجمعيات الافقية على أساس المتر المربع (المجمعات السكنية كالفلل والشاليهات). بينما يتم احتساب الرسوم في الاتحادات العامودية على أساس الوحده (العمائر والابراج).
يتم اعتماد الرسوم المقترحة في الجمعية العامة للجمعية بعد دراسة أسعار الخدمات المقدمة حسب العروض من قبل مقدمي الخدمات.
إقرا مبلغ احتياطي يقدرغاليا بنسبة 10% من الرسوم المقررة وذلك لتغطية النفقات الطارئة أو ما تم تخطيطه على المستوى المتوسط والبعيد
اختيار مقدم الخدمات من قبل جمعية الملاك.
التعاقد مع مقدم الخدمة عن طريق البوابة وذلك لضمان حقوق الطرفين
